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    辦公室接聽電話的禮儀

    禮儀常識 時間:2018-04-28 我要投稿
    【www.haofudezsh27.com - 禮儀常識】

      在接電話時,最后要注意代接電話時的態度。

      有可能親自接的電話,就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話。雖然他們對這種實踐非常熱衷,也不提倡在這方面培養他們。

      商務往來比較多的人,可請秘書代為處理電話,也可以本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時,一般是不合適使用錄音電話哄人的。

      萬一需要用錄音裝置時,則必須使自己預留的錄音友好,謙恭。通常,預留的錄音應為:“你好!這里是某某公司某某部。本部門工作人員現在因公外出,請您在信號聲音響過之后留言,或者留下您的姓名與電話號碼,我們將盡快與您聯絡。謝謝,再見!

      代接電話時,講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁,應告訴打電話者:“請稍候”,然后立即轉交電話,不要抱著惡作劇或不信任的態度,先對對方“調查一番”,尤其是不允許將這類通話擴音出來。

      被打的人如果尚在別處,應迅速過去尋找。不要懶于行動,連這點“舉手之勞”都不愿意做,蒙騙對方說“人不在”,或是大喊大叫“某人找某某人”,鬧得“世人皆知”,讓他人的隱私“公開化”。

      倘若被找的人不在,應在接電話之初立即相告,并可以適當地表示自己可以“代為轉告”的意思。不過應當先講“某人不在”,然后再問“您是誰”或“您有什么事情”,切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心:他要找的人正在旁邊,可就是不想搭理他。

      表示自己可以“代為轉告”的意思時,應當含蓄一些。例如:“需要我為您效勞的話,請吩咐”,聽上去就“可進可退”。不要一開口就“不由分說”,說什么“你有什么事情,都盡管可以告訴我,我一定不會‘xx’”云云。只有在比較熟的人之間,才可以直接詢問:“您有留言嗎?”“要不要我告訴某某人,一回來就打電話給您”。

      代接電話時,對方如有留言,應當當場筆錄下來。之后,還應再次復述一次,以免有誤。

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